Come l’AI rivoluziona il procurement con efficienza e innovazione

Soluzioni di AI applicate al procurement aiutano le aziende a rendere più efficienti i processi di approvvigionamento, riducendo i tempi di gestione e i conseguenti costi. L’intelligenza artificiale permette di automatizzare attività come l’analisi delle spese, la selezione dei fornitori e la gestione delle scorte. Inoltre, l’analisi di grandi volumi di dati, possibile grazie agli algoritmi, consente al management aziendale di prendere decisioni strategiche in modo consapevole consultando report in linguaggio naturale. In generale si riduce la complessità, si possono approfondire trend e individuare modelli, prevedendo le esigenze future dell’azienda e minimizzando i rischi associati a interruzioni della catena di fornitura o a variazioni di mercato.

Sono tutti aspetti che migliorano la competitività delle imprese e il loro impatto in termini di sostenibilità, sia ambientale – grazie a una più efficace gestione delle risorse – sia umana, perché il personale viene sollevato dagli incarichi più ridondanti e routinari e può valorizzare le proprie competenze con incarichi più strategici. Questo indipendentemente dal settore in cui opera l’impresa, per quanto critico possa essere: ad esempio nell’Energy, Enel ha introdotto l’AI per rendere più efficaci i flussi di comunicazione, il reperimento di informazioni e le verifiche sui fornitori.

AI per il procurement, gli impatti

Per capire meglio la relazione tra intelligenza artificiale e procurement, è utile affrontare l’argomento da due punti di vista diversi: l’AI per il procurement e il procurement per l’AI. La prima espressione indica l’uso dell’intelligenza artificiale e altre innovazioni nei processi legati alle catene di approvvigionamento. Nello specifico, l’AI supporta le attività di procurement con:

• l’automazione di diverse fasi del procedimento; 

• l’aumento dell’efficienza grazie all’utilizzo di algoritmi di machine learning; 

• l’ottimizzazione dei workflow; 

• la raccolta e l’elaborazione di informazioni preziose, durante le relazioni con i fornitori, nell’ambito delle gare e anche nei processi di back end; 

• l’analisi dei dati, che consente di migliorare le previsioni, la governance dei processi, le decisioni strategiche, con benefici impatti sul proprio business.  

Come spiega Stefano Ciurli, Head of Global Services di Enel, il ruolo ricoperto dall’intelligenza artificiale può risultare cruciale per le attività legate al procurement: “Grazie all’AI è possibile raggiungere i propri obiettivi di business, attraverso numerose applicazioni in diversi ambiti delle attività legate alla supply chain”, soluzioni che portano “non solo un incremento di produttività e di efficienza, ma anche innovazione, sostenibilità, riduzione dello spending, mitigazione del rischio”. Un contesto complesso che richiede riflessioni accurate: “Il grado di invasività dell’AI all’interno del procurement determina se essa si configura come un agente autonomo che supporta le attività o che prende in carico e realizza determinate mansioni”, conclude Ciurli.

Tra le soluzioni AI based in questo ambito, possiamo trovare ad esempio:

• piattaforme basate su AI per la gestione dei processi documentali, tra cui quelli legati all’approvvigionamento, capaci di svolgere in modo intelligente e automatizzato attività come gestire la documentazione degli ordini elettronici o le fatture elettroniche,  

• strumenti di data analysis, necessari per la raccolta e l’analisi di big data, al fine di individuare lacune e punti di forza dei processi di approvvigionamento, 

• soluzioni di analisi predittiva, che servendosi di algoritmi di machine learning permettono di estrarre valore dalle informazioni aziendali e realizzare modelli di previsione della domanda di mercato, in modo da consentire di orientare al meglio le proprie scelte,  

• software per gestire i fornitori, di supporto nel migliorare i rapporti con gli attori della supply chain, monitorare prestazioni e andamenti e il rispetto degli standard, 

• Assistenti virtuali e chatbot, per fornire un aiuto rapido e diretto a lavoratori e fornitori che cercano risposte. 

Il procurement per l’AI: perché acquisire soluzioni innovative

Per ottenere questi risultati, tuttavia, è necessario dotarsi di tecnologia e competenze. Invertendo le parole che esprimono il concetto appena raccontato, emerge la necessità di un procurement per l’AI, cioè l’attività di acquisizione di strumenti di intelligenza artificiale che supportino le aziende nel rendere più efficienti i processi di approvvigionamento. Ruolo centrale lo occupano in questo processo la selezione e l’acquisto di soluzioni AI, la gestione dei contratti con i fornitori di AI e l’assicurazione che le tecnologie acquisite soddisfino le esigenze aziendali: ad esempio, può essere incluso l’acquisto di strumenti di AI per l’analisi dei dati finanziari o per migliorare le relazioni con gli investitori.

Le soluzioni basate su AI hanno un impatto anche sulla contrattualistica, attraverso eventuali clausole contrattuali conformi alle normative vigenti (EU AI Act) a protezione del brand di riferimento e a tutela dei propri utenti e clienti. A questo pro Enel ha adottato il primo standard contrattuale proprietario sull’intelligenza artificiale prima dell’entrata in vigore degli obblighi previsti dall’AI Act. Nel testo sono state recepite tutte le tutele introdotte in materia di intelligenza artificiale, ambito che richiede all’UE l’adozione di appropriati codici di condotta e linee guida. Chiaramente, considerando questo aspetto, non bisogna trascurare la cybersecurity. È un aspetto prioritario in particolare per le aziende di settori strategici come quello dell’Energia, tenendo conto delle novità introdotte dalla direttiva europea Nis2 che richiede alti standard di sicurezza delle infrastrutture e di tutela dei dati anche per i componenti della propria supply chain.

AI e procurement in azienda: il modello di Enel

Rimanendo nel contesto delle aziende dell’Energy, Enel ha avviato e sta sviluppando progetti legati all’uso dell’AI nei propri processi di procurement. La funzione global procurement di Enel, azienda che opera in ventotto Paesi nel mondo, conta diciannovemila fornitori qualificati, che possono quindi essere coinvolti nelle gare dell’impresa, e 8,6 mila fornitori attivi, cioè con contratti attualmente in essere. Considerando questo ampio bacino e una supply chain complessa, l’AI risulta utile per semplificare i processi. Questo attraverso soluzioni come:

• Support virtual assistant: un assistente virtuale supporta i buyer che ricevono domande su operatività, compliance e manuali del settore procurement, rendendo più facile al richiedente ottenere le risposte ai propri dubbi, 

• Reporting virtual assistant: si tratta di un agente AI che gestisce, interagendo con un’interfaccia user friendly, gestisce i dati strutturati raccolti dalle piattaforme di approvvigionamento,  

• Strumento di valutazione legale dei fornitori: soluzione basata su NLP e computer vision che svolge controlli in maniera automatica sui documenti, in modo da rendere più facile il procedimento di verifica dei potenziali fornitori.  

Contributo editoriale sviluppato in collaborazione con Enel